• Im Hauptmenü unter den Einstellungen befindet sich der Menüpunkt "Rechtemanagement"
• Der Menüpunkt wird nur angezeigt, wenn der User die entsprechenden Berechtigungen hat. Zudem handelt es sich um eine Web-Funktion und ist nur im Browser aufrufbar, nicht aber auf mobilen Endgeräten.

Übersicht Aufbau

• Auf der linken Seite befindet sich eine Suche, in der über alle Elemente des Rechtemanagements gesucht werden kann.
• Das Rechtemanagement ist gegliedert in Benutzer, Gruppen, Regionen und Rechtesets.
• Zusätzlich zur Suche kann über einen Filter die Auswahl eingeschränkt werden.
• Wird ein Element aus der Liste ausgewählt, öffnet sich die Detailansicht. Das Element kann dann über den Bearbeiten-Stift (rechts oben) bearbeitet werden.
• Neue Elemente können über das "+"Symbol am rechten Bildschirmrand hinzugefügt werden.
• Deaktivierte Elemente (z.B. deaktivierte User) werden in der Liste durchgestrichen angezeigt und zum Schluss gelistet.

• Benutzer sind alle lizensierten Mitarbeiter, die Zugriff auf Alberta haben. Benutzer sind immer personenbezogen.
• Hinweis: wird ein Benutzer angelegt, wird er ab diesem Zeitpunkt abgerechnet. z.B. Benutzeranlage am 31. Januar, dann Benutzer wird noch für den Januar abgerechnet. Das gilt auch andersrum, wird ein Benutzer am 01. Februar deaktiviert, wird dieser noch für den Februar abgerechnet. 

Folgende Daten können bei einem Benutzer ausgefüllt werden:

• Vorname (Pflichtfeld)
• Nachname (Pflichtfeld)
• E-Mail Adresse (Pflichtfeld), für Anmeldung notwendig
• Passwort (Pflichtfeld), für Anmeldung notwendig. Wird die Anmeldung über Office 365 verwendet, muss hier zwar ein Passwort eingegeben werden, dieses findet dann aber später keine Verwendung. 
• Telefonnummer
• Mobilfunknummer
• Faxnummer
• Verkäufercode
• Mitarbeiternummer (Pflichtfeld), dieses Feld existiert nur, wenn es sich um einen spezialisierten Leistungserbringer handelt. Die Mitarbeiternummer ist dabei essentiell für die Erstellung von Leistungsnachweisen.
• Lagernummer Mitarbeiter/Filiale
• Straße und Hausnr.
• Ort
• Postleitzahl (wird automatisch befüllt nach Auswahl des Ortes)
• Gruppe

Des Weiteren kann folgendes über Schieberegler rechts eingestellt werden:

• Anzeige von Werten in Dokumenten: über Zuweisungen im Formulargenerator können benutzerbezogene Daten (wie Telefon- oder Faxnummer) automatisch beim Erstellen von Dokumenten übernommen werden.
• Speicherung Passwort: nach dem Anlegen eines Benutzers wird das Passwort aus Sicherheitsgründen nicht mehr angezeigt. Es kann jederzeit ein neues Passwort vergeben werden. Alternativ können sich Benutzer auch über die Funktion "Passwort vergessen?" beim Anmeldeprozess direkt ein eigenes Passwort vergeben.
• Als "Hauptgruppe" wird die erste zugewiesene Gruppe beim Patienten automatisch gekennzeichnet. Alle vom User angelegten Patienten werden automatisch der entsprechenden Region der Gruppe zugeordnet.

• Regionen bieten die Möglichkeit, Patienten und deren Sichtbarkeit für den entsprechenden Außendienstmitarbeiter zu steuern.
• Regionen werden indirekt über Gruppen den Benutzern zugewiesen.
• Beispiel: Benutzer A arbeitet mit der Region A und Benutzer B mit der Region B. Als Konsequenz sieht Benutzer A keine Patienten aus Region B.
• Der Name der Region sollte so gewählt werden, dass die Region eindeutig identifizierbar ist, z.B. "Bayern" oder "BaWü".
• Über Elternregionen kann eine Hierarchie erzeugt werden. Wird der Region "Bayern" z.B. die Elternregion "Deutschland" zugewiesen, können Benutzer mit der Region "Deutschland" alle Patienten der darunterhängenden Region einsehen. 
• Zu jeder Region werden beim Erstellen Postleitzahlen zugeordnet. Es kann von fünfstelligen bis einzelnen Zahlen ausgewählt werden, z.B. werden bei Auswahl "9" alle Postleitzahlen angezeigt, die mit 9 beginnen, bei der Auswahl "90763" nur exakt diese Postleitzahl.
• Nach Eingabe eines Wertes in die Zeile muss auf den Button "PLZ HINZUFÜGEN" geklickt werden.
• Die Angabe von Postleitzahlen schränkt nicht nur Patienten ein, sondern auch die Verfügbarkeit bzw. Anzeige der Institutionen (Ärzte, Apotheken, Pflegedienste, Pflegeheime, Kliniken). 

• Unter dem Stichwort "Rechtesets" werden alle in Alberta verfügbaren Rechtesets (Zusammenfassung von mehreren Berechtigungen zu einer "Gruppe", z.B. "Außendienst") aber auch einzelne Berechtigungen (z.B. "Notizen löschen") aufgelistet.
• Rechtesets dienen zur Berechtigung von Usern und werden diesen indirekt über die Gruppe zugewiesen.
• Rechtesets können nicht angelegt werden, sondern werden von IT-Labs zur Verfügung gestellt. Eine Übersicht aller möglichen Rechtesets inkl. Erklärung findet sich auch hier im Handbuch.

• Gruppen werden direkt mit dem Benutzer verknüpft.
• Gruppen vereinigen Regionen und Rechte (siehe auch Visualisierung weiter unten).
• Wir empfehlen, den Namen der Gruppe so zu wählen, dass der grobe Umfang deutlich wird. z.B. "Außendienst" oder "Außendienst Bayern" usw.
• Eine Empfehlung, bzw. Beispiele, welche Gruppen man einrichten könnte, finden sich in einem anderen Abschnitt in diesem Handbuch.