🆕 Allgemeine Neuerungen 🆕

✨ KIM-Anbindung in Alberta und Alberta Portal

• Medizinische Dokumente und Anlagen sicher direkt aus Alberta per KIM versenden.
• Verordnungen und Rezeptanforderungen als zusätzliche Versandart über KIM übermitteln.
• Zertifizierte Zustellung mit Signatur, Verschlüsselung und Statusrückmeldung.
• Integriertes KIM-Postfach im Portal: Nachrichten empfangen, senden, beantworten und weiterleiten – inklusive Anhängen.
• Mandanten-, Nutzer- und rollenbasierte Steuerung der KIM-Adressen und Postfächer.

🚀 Rezeptstatus wird automatisch aktualisiert

Bisher: Rezeptstatus und Rezeptanlage konnten unabhängig voneinander gesetzt werden. Dadurch konnten falsche Rezeptinformationen entstehen und unnötige Rezeptanforderungen ausgelöst werden.

Neu: Beim Anhängen einer Rezeptkopie wird automatisch der Status „Kopie erhalten“ gesetzt. Beim Anhängen eines Originalrezepts wird automatisch „Original erhalten“ ausgewählt. Der gesetzte Status ist anschließend direkt an der Bestellung sichtbar.

Details:

• Die automatische Aktualisierung kann je Mandant aktiviert werden.

• Andere Anlagetypen ändern den Rezeptstatus nicht automatisch.

• Ist die Funktion nicht aktiviert, bleibt das bisherige Verhalten unverändert.

Hinweis: Wenn Sie die automatische Statussetzung für Ihren Mandanten aktivieren möchten, wenden Sie sich bitte an den Support oder Ihre Projektmanagerin beziehungsweise Ihren Projektmanager.

🚀 Vermittler als Pflichtangabe in der Patientenakte

Bisher: Das Feld „Vermittler“ konnte beim Anlegen oder Bearbeiten einer Patientenakte leer bleiben. Dadurch fehlten wichtige Angaben für die Vertriebssteuerung und Auswertungen.

Neu: Das Feld „Vermittler“ kann nun als Pflichtfeld aktiviert werden. Ist die Funktion aktiviert, muss eine gültige Angabe gemacht werden, bevor die Patientenakte gespeichert werden kann. Das Feld ist dann mit einer Pflichtfeld-Markierung gekennzeichnet.

Details:

• Die Pflichtfeld-Prüfung gilt beim Anlegen und Bearbeiten einer Patientenakte.

• Bestehende Patientenakten ohne Vermittler-Angabe können weiterhin geöffnet werden. Die Prüfung erfolgt erst beim nächsten Speichern.

• Die Funktion ist standardmäßig deaktiviert und kann je Mandant gesteuert werden.

Hinweis: Wenn Sie die Pflichtfeldfunktion für Ihren Mandanten aktivieren möchten, wenden Sie sich bitte an den Support oder Ihre Projektmanagerin beziehungsweise Ihren Projektmanager.

💡 Zuständiger Außendienst in Bestell-E-Mails

Bisher: Bei Folgebestellungen war in der Bestell-E-Mail nicht erkennbar, welchem Außendienst der Patient zugeordnet ist. Dadurch konnten eingehende Bestellungen nicht zuverlässig gefiltert und zugewiesen werden.

Neu: Der vollständige Name des zuständigen Außendienstes wird automatisch aus den Patientendaten ermittelt und im lesbaren Teil der Bestell-E-Mail angezeigt. So können Bestellungen eindeutig zugeordnet und in Outlook gefiltert werden.

Details:

• Die Information wird in jeder Folgebestellung angezeigt.

• Die Anzeige erfolgt unabhängig davon, wer die Bestellung auslöst.

• Die Zuordnung der Bestellungen bleibt für die bestehende E-Mail-Verarbeitung erhalten.

🔐 Sichtbarkeit von Dokumentenvorlagen nach Gruppen steuern

Bisher: Die Sichtbarkeit von Dokumentenvorlagen konnte nur in bestimmten Bereichen auf Gruppen eingeschränkt werden. Für weitere Vorlagen waren alle verfügbaren Vorlagen für die jeweiligen Nutzerinnen und Nutzer sichtbar.

Neu: Administratoren können Dokumentenvorlagen nun in allen relevanten Bereichen für ausgewählte Gruppen freigeben. Nutzerinnen und Nutzer sehen dadurch nur Vorlagen, die für ihre zugewiesenen Gruppen bestimmt sind.

Details:

• Die Gruppenfreigabe ist für Dokumentenvorlagen in den Bereichen Patient, CRM-Formulare, Versorgungsdokumente, Bestellungen, Direktbestellungen, Retouren, Leistungsdokumente, Verordnungen und Rezeptanforderungen verfügbar.

• Es können eine oder mehrere nicht archivierte Gruppen ausgewählt werden.

• Bleibt die Gruppenfreigabe leer, ist die Vorlage für alle Gruppen sichtbar.

• Die Funktion gilt für beide Versionen von Swodoc.

Hinweis: Die Gruppensteuerung muss für den jeweiligen Mandanten aktiviert sein. Ist sie nicht aktiviert, bleibt das bisherige Verhalten unverändert. Eine Beschreibung der Einrichtung und Nutzung finden Sie im Benutzerhandbuch: Besonderheit – Dokumente nach Gruppen anzeigen lassen.

🐞 Termine können wieder gelöscht werden

Bisher: In Mandanten für Homecare-Unternehmen ließ sich ein Termin über die Aktion „Löschen“ nicht entfernen. Nach dem Klick passierte nichts.

Neu: Termine können wieder über die Aktion „Löschen“ auf der Detailseite entfernt werden. Der Termin wird dabei archiviert.

🆕 Allgemeine Neuerungen – Alberta für spezialisierte Leistungserbringer

🧾 Separates Feld „FiBu-Nummer“ für Patienten

Bisher: Die Kundennummer wurde gleichzeitig als FiBu-Nummer verwendet. Da beide Nummern nicht immer identisch sind, mussten insbesondere bei Mandanten, die den DATEV-Export für die Abrechnung von häuslicher Krankenpflege nutzen, für bestimmte Patientinnen und Patienten zusätzliche Rechnungsadressen angelegt werden.

Neu: In den Patientenstammdaten steht nun ein eigenes Feld „Patienten-FiBu-Nr.“ zur Verfügung. Die FiBu-Nummer wird damit getrennt von der Kundennummer geführt und für den DATEV-Export verwendet. Die bisherige Doppelerfassung von Rechnungsadressen entfällt.

Details:

• Das neue Feld kann je Mandant aktiviert oder deaktiviert werden.

• Je nach Konfiguration kann die Patienten-FiBu-Nr. manuell bearbeitet werden oder wird automatisch befüllt.

• Die Kundennummer bleibt als eigenständige Angabe erhalten.

• Bestehende Daten werden übernommen.

• Bei Mandanten, die die Kundennummer als FiBu-Nummer verwenden, wird diese automatisch in das neue Feld übertragen.

• Für den DATEV-Export werden die jeweils passenden Angaben berücksichtigt, zum Beispiel die Kontenzuordnung, eine abweichende Rechnungsanschrift oder die Patienten-FiBu-Nr.

📅 Leistungstermine direkt im Kalender erstellen

Bisher: Leistungstermine konnten nur über die Patientenakte angelegt werden. Dadurch mussten Nutzerinnen und Nutzer den Kalender verlassen und einen zusätzlichen Arbeitsschritt ausführen.

Neu: Leistungstermine können jetzt direkt im Kalender über das „+“-Symbol erstellt werden. Nach dem Speichern erscheint der Termin sowohl im Kalender als auch beim jeweiligen Patienten unter „Leistungen“ und auf dem Dashboard.

Details:

• Bei der Erstellung kann der passende Patient über eine Suche ausgewählt werden.

• Ist keine Kalenderressource in den Patientendaten hinterlegt, können Kalenderressource und Mitarbeitende manuell ausgewählt werden. Eine vorhandene Vorbelegung bleibt bestehen.

• Die Option „Leistungstermin erstellen“ wird nur angezeigt, wenn sie für den Mandanten freigeschaltet ist und die Nutzerin beziehungsweise der Nutzer über die erforderliche Berechtigung verfügt.

📝 Notizen zu Verordnungen erfassen und bearbeiten

Bisher: Für verordnungsbezogene Informationen gab es kein eigenes Notizfeld. Informationen mussten außerhalb der Verordnung dokumentiert werden und waren dadurch schwerer wiederzufinden.

Neu: Zu jeder Verordnung können jetzt optionale Notizen erfasst werden. Die Notizen sind in der Verordnungsliste im Portal, im Patientendashboard des Portals und im Reiter „Leistungen“ sichtbar. Sie können dort direkt erstellt und bearbeitet werden. Änderungen werden zwischen Alberta und dem Portal synchronisiert.

Details:

• Notizen können bis zu 250 Zeichen enthalten.

• In der Verordnungsliste werden Notizen in einer eigenen Spalte angezeigt.

• Die Bearbeitung ist direkt in der Verordnungsliste sowie über das Drei-Punkte-Menü im Patientendashboard möglich.

• Im Reiter „Leistungen“ können Notizen beim Erstellen und Bearbeiten einer Verordnung erfasst werden.

• Zusätzlich werden der Name der zuletzt bearbeitenden Person und das Bearbeitungsdatum angezeigt.

• Eine Verordnung kann weiterhin ohne Notiz erstellt und gespeichert werden.

• Die Notiz gilt nur für den jeweiligen Verordnungszeitraum und kann nicht gesucht oder gefiltert werden.