Für die Nutzung dieser Funktion wurde bewusst kein neues Recht geschaffen. Alle Mitarbeiter, die bereits heute Zugriff auf den Bereich „Abrechnung“ im Alberta Portal haben, erhalten automatisch Zugriff auf den neuen Menüpunkt „Kontenzuordnungen“.
So finden Sie die Funktion
- Loggen Sie sich im Alberta Portal ein.
- Navigieren Sie in der linken Seitenleiste zum Bereich Abrechnung.
- Wählen Sie den Unterpunkt Kontenzuordnungen.
Die Übersicht der Kontenzuordnungen
In der Hauptansicht sehen Sie Ihre aktuell hinterlegten Kontenzuordnungen.
Spaltenerklärung:
- Abrechnungs-IK: Das Institutionskennzeichen Ihres Standortes.
- Leistungserbringer: Der Name Ihres Standortes (z. B. Wundzentrum Fürth).
- Kostenträger-IK / Kostenträger: Die Identifikationsnummer und der Name der gesetzlichen Krankenkasse.
- Konto: Die in Ihrem Buchhaltungssystem (DATEV) hinterlegte Kontonummer für diesen Kostenträger und der Abrechnungs-IK.
- Gegenkonto (optional): Ein hinterlegtes Gegenkonto für die Buchung.
- 3-Punkte-Menü: Aktionen „Bearbeiten“ oder „Löschen“ für den jeweiligen Kontenrahmen
Neue Kontenzuordnung erstellen
Um Kontenzuordnungen von einer Krankenkasse hinzuzufügen, sind folgende Schritte erforderlich:
- Klicken Sie oben rechts auf den Button „+ Neue Zuordnung“.
- Befüllen Sie die Pflichtfelder (markiert mit *):
- Abrechnungs-IK*: Auswahl des Standorts aus dem Dropdown-Menü. Hier sind alle Institutionskennzeichen (IK) von Ihnen hinterlegt.
- Kostenträger-IK*: Eine
Suche via Nummer oder Name der Krankenkasse ist möglich. Die Suche greift
auf alle bekannten IKs der offiziellen GKV-Kostenträgerliste zu.
- Konto*: Erfassen Sie Ihre entsprechende FiBu-Nummer
- Gegenkonto: Dieses Feld kann bei Bedarf optional befüllt werden.
- Klicken Sie auf „Erstellen“
Wichtige Validierungsregeln beim Speichern:
Ein Speichern ist erst möglich, wenn alle Pflichtfelder vollständig ausgefüllt sind. Vorher bleibt der Button „Erstellen“ deaktiviert
Das System führt dabei folgende automatische Prüfungen durch:
- Formatprüfung Konto: Im Feld „Konto“ sind ausschließlich numerische Zeichen erlaubt. Die Eingabe ist auf eine Länge von maximal 7 Zeichen begrenzt.
- IK-Prüfsumme: Die Kostenträger-IK wird auf ihre formale Gültigkeit geprüft. Die manuelle Eingabe einer fehlerhaften IK führt zu einer Hinweismeldung und verhindert das Speichern
- Vermeidung von Doppelanlagen: Das Alberta Portal prüft die Kombination aus Abrechnungs-IK und Kostenträger-IK. Existiert für diese Kombination bereits eine Zuordnung, erscheint eine Fehlermeldung und die Anlage wird blockiert.
Bestehende Kontenzuordnungen bearbeiten oder löschen
Sollten sich Kontonummern ändern oder Zuordnungen fehlerhaft sein, können diese über das Drei-Punkte-Menü am rechten Rand jeder Zeile verwaltet werden.
Aktion „Bearbeiten“
- Klicken Sie im Drei-Punkte-Menü auf Bearbeiten.
- Passen Sie das Konto oder das Gegenkonto an.
- Bei Bedarf kann über diese Aktion auch die Abrechnungs-IK und/oder Kostenträger-IK zum hinterlegten Konto geändert werden
- Bestätigen Sie mit Speichern.
Aktion „Löschen“
- Klicken Sie im Drei-Punkte-Menü auf Löschen.
- Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage im Dialogfenster.
- Die Kontenzuordnung wird sofort entfernt und im nächsten DATEV-Export nicht mehr berücksichtigt.
Suchen und Filtern
Bei einer großen Anzahl an Kostenträger-IK hilft die Filterfunktion, den Überblick zu behalten. Nutzen Sie den Button „Filter auswählen“, um die Liste effizient zu durchsuchen.
- Klicken Sie auf den Button Filter auswählen.
- Sie können die Suche nach folgenden Kriterien einschränken:
- Bestimmte Abrechnungs-IK (Standort).
- Gezielte Suche nach einer Kostenträger-IK.
- Suche nach einer bestimmten FiBu-Kontonummer.
Eine Kombination der Filterkriterien ist möglich.
- Mit einem Klick auf den Button „Filtern“ wird die Liste aktualisiert.
Sollten eine Filterung durchgeführt werden, die zu keinem Ergebnis führt, wird eine entsprechende Meldung angezeigt.
Aktive Filter können einzeln oder über den Button „Alle Filter entfernen“ gelöscht werden.